Confidentialité et conditions d’utilisation

Salon Exécutif est responsable des renseignements personnels qu'il détient. Cette politique s'applique aux candidats, membres, invités, visiteurs du site, personnes qui communiquent avec nous et utilisateurs du kiosque. Elle vise les renseignements recueillis au Québec et dans le cadre de nos activités commerciales au Canada.

Pour une question, une demande d'accès, de rectification ou une plainte, communiquez avec le Responsable de la protection des renseignements personnels : Salon Exécutif MVP, 6000, boulevard de Rome, suite 215, Brossard (Québec) J4Y 0B6, admin@salonexecutif.ca.

Selon votre relation avec nous et les services utilisés, nous pouvons recueillir les catégories suivantes :

• Candidature, profil et coordonnées :prénom, nom, courriel, téléphone, adresse et adresse de facturation, date de naissance, genre, emploi, titre, entreprise, site Web, profil LinkedIn, Facebook ou Instagram, personne ou code de référence, photo de profil et notes fournies à l'appui d'une candidature.
• Adhésion et conformité :type d'adhésion et de cellier, statut, abonnements, membres d'un compte corporatif, acceptation du contrat et du règlement intérieur (date et, lorsque recueillie, adresse IP), ainsi que les notes administratives nécessaires au suivi de votre dossier.
• Services et activités :réservations de salles (date, durée, nombre de participants et notes), participation aux événements, photos d'événements, forfaits d'invités, visites et préférences de service.
• Facturation et paiement :coordonnées de facturation, devis, factures, montants, taxes, statut de paiement, mode de paiement et références de transaction ou de remboursement. Les données complètes de carte sont saisies dans l'environnement de paiement hébergé de PayFacto; elles ne sont pas conservées dans nos systèmes.
• Pièces et images :photo de profil, images déposées pour un événement et, seulement lorsqu'elles sont fournies pour une exigence liée à l'accès ou au dossier membre, images recto et verso d'un permis de conduire.
• Communications : contenu de vos courriels, messages, demandes de soutien, confirmations, rappels et informations de livraison de nos courriels.
• Accès et sécurité :information nécessaire à l'ouverture et à la protection du compte, événements d'accès aux locaux et journaux associés au système UniFi, ainsi que les données techniques de sécurité pertinentes.
• Navigation :données techniques limitées liées à la consultation du site, dont les pages vues, le type d'appareil ou de navigateur et des mesures de performance, notamment par Vercel Analytics.

Le kiosque sert à enregistrer une arrivée au Salon. Il demande un numéro de téléphone canadien à 10 chiffres afin de retrouver le profil membre correspondant; il ne permet pas de recherche par nom, par NIP, par SMS ou par code QR. Le numéro de téléphone sert aussi à vérifier l'admissibilité du membre à la visite.

• Le membre peut saisir le nom de ses nouveaux invités. Ces noms, la date de visite, le nombre d'invités, les passes utilisées, les quotas applicables et, s'il y a lieu, les données de facturation d'invités sont enregistrés dans le registre des visites.
• Des empreintes des noms d'invités peuvent être créées afin d'éviter les doublons pendant une même journée. Les journaux d'audit du kiosque ne contiennent pas le numéro de téléphone complet.
• Le kiosque conserve aussi des données opérationnelles et de sécurité, par exemple l'appareil utilisé, l'état de session, l'heure d'activité, le résultat de l'opération et des limites de fréquence. Les adresses IP utilisées pour ces limites sont hachées, et non enregistrées en clair dans ces compteurs.
• Le kiosque applique automatiquement des vérifications d'admissibilité (adhésion et abonnement actifs, acceptation des documents requis et photo de profil). Un refus ou une anomalie peut être revu par le personnel autorisé.

Nous recueillons les renseignements directement auprès de vous lorsque vous remplissez le formulaire de candidature, créez ou mettez à jour votre profil, réservez un espace, payez une facture, communiquez avec nous, participez à un événement ou utilisez le kiosque. Nous pouvons également recevoir les événements d'accès provenant d'UniFi et des renseignements techniques provenant de nos plateformes.

Nous les utilisons uniquement pour des finalités appropriées, notamment afin de :

• évaluer et traiter les candidatures, créer et gérer les comptes, adhésions et comptes corporatifs;
• fournir, planifier et administrer les services, réservations, événements, celliers et passes invités;
• produire les devis et factures, traiter ou confirmer les paiements et assurer notre comptabilité;
• enregistrer les visites, appliquer les règles d'invités et assurer la sécurité des lieux et des systèmes;
• communiquer avec vous au sujet de votre dossier, de vos réservations, factures, accès ou demandes;
• prévenir la fraude, résoudre les incidents, faire respecter nos règles et satisfaire à nos obligations légales;
• améliorer la fiabilité et la performance de nos services à l'aide de statistiques et de journaux techniques.

Les champs demandés comme obligatoires sont nécessaires à la finalité indiquée. Sans eux, nous pourrions ne pas pouvoir traiter la candidature, fournir le service ou permettre la visite. Les informations facultatives, comme les liens de réseaux sociaux ou les notes de candidature, ne sont pas requises pour soumettre une demande.

Lorsque la loi l'exige, nous sollicitons votre consentement avant la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels. Nous indiquons alors les fins recherchées. Vous pouvez retirer un consentement en communiquant avec nous; ce retrait n'a pas d'effet rétroactif et peut limiter un service qui nécessite les renseignements concernés.

Les communications administratives, transactionnelles ou nécessaires à votre adhésion peuvent continuer lorsque requises pour fournir le service ou respecter la loi. Vous pouvez vous désabonner des communications promotionnelles par le lien offert dans le courriel ou en nous écrivant.

L'accès interne est limité aux personnes autorisées selon leurs fonctions. Nous pouvons aussi communiquer les renseignements strictement nécessaires aux fournisseurs qui nous aident à exploiter les services :

• Supabase, pour la base de données, l'authentification, le stockage de fichiers et les fonctions applicatives;
• Vercel, pour l'hébergement du site public et l'analyse de performance;
• PayFacto, pour le traitement de paiements par carte dans son environnement sécurisé;
• Resend, pour l'envoi de courriels transactionnels et de service;
• UniFi Access, pour la gestion de certains accès aux locaux et des événements d'accès.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements à nos conseillers professionnels, assureurs ou autorités compétentes lorsque cela est nécessaire ou exigé par la loi. Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements.

Certains fournisseurs peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis. Ces renseignements peuvent alors être assujettis aux lois de ces territoires. Nous évaluons ces transferts et mettons en place des mesures contractuelles et de sécurité raisonnables avant de les autoriser.

Nous conservons les renseignements aussi longtemps que nécessaire pour les finalités décrites, pour la relation avec vous et pour satisfaire aux obligations légales, fiscales, comptables, contractuelles, de sécurité ou de preuve. Les données de candidature, de compte, de facturation, de réservation, d'accès, de courriel et de conformité sont donc conservées selon leur fonction et les exigences applicables.

Les registres de visites, invités, facturation de kiosque et journaux opérationnels du kiosque ne font actuellement pas l'objet d'une suppression ou d'une anonymisation automatique. Ils sont conservés comme traces opérationnelles, financières et de sécurité, sous réserve de nos obligations légales et de l'examen de toute demande individuelle.

Nous appliquons des mesures techniques, administratives et physiques raisonnables, dont le contrôle des accès, l'authentification, des journaux d'audit, des liens temporaires pour les documents sensibles et des protections propres au kiosque. Aucune mesure n'élimine toutefois tout risque de sécurité.

Sous réserve des limites prévues par la loi, vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur rectification, des renseignements sur leur utilisation ou leur communication, le retrait de votre consentement et, dans certains cas, leur suppression. Écrivez à admin@salonexecutif.ca en indiquant la nature de votre demande et les renseignements qui permettent de vous identifier. Nous pourrons vérifier votre identité avant de répondre.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou de l'autorité compétente.

• Vous devez utiliser le site et les formulaires de façon licite, exacte et respectueuse, sans tenter d'accéder à un compte, un système ou des données qui ne vous appartiennent pas.
• Le contenu, les marques, visuels et textes du site sont protégés. Vous ne pouvez les reproduire ou les exploiter sans autorisation écrite, sauf lorsqu'une loi le permet.
• Le site peut comporter des liens vers des services tiers. Leurs pratiques et leurs conditions relèvent de ces tiers.
• Une candidature ne garantit pas une adhésion. Le contrat de membre, les règlements, les prix, les factures et les documents acceptés dans l'espace membre encadrent séparément la relation d'adhésion.
• Ces conditions sont régies par les lois applicables du Québec et du Canada, sous réserve des protections impératives qui vous sont accordées.

Nous pouvons modifier le présent avis pour refléter l'évolution de nos services, de nos fournisseurs ou de nos obligations. La version à jour sera publiée ici avec sa date de mise à jour. Pour un changement important, nous prendrons les mesures de communication ou de consentement requises.